Op grotere schaal wordt er jaarlijks voor miljarden euro's aan onderhoudswerk uitgevoerd. Het niet, onvoldoende, niet juist of te laat uitvoeren van onderhoud leidt tot miljarden aan gevolgschade zoals productiederving vanwege kapotte machines, houtrot aan kozijnen vanwege verweert schilderwerk of imagoschade vanwege slecht schoongemaakte gebouwen. Ook kan de slechte onderhoudsstaat leiden tot een onprettig binnenklimaat en gezondheidsrisico's met een verhoogd ziekteverzuim of in extreme gevallen tot dodelijke ongevallen.

Vooral bij grotere organisaties met veel te onderhouden gebouwen of machines is het belangrijk om beleidsmatig vast te leggen welke minimale onderhoudsstaat men voorstaat. Dit niveau is logischerwijs gebaseerd op welke risico's men accepteert ten aanzien van de aspecten die worden beinvloed door de onderhoudsstaat. Als men geen extra risico's accepteert voor de gezondheid van de gebruikers zal je vaker tot onderhoud overgaan dan wanneer men een verhoogd gezondheidsrisico accepteert. Soms is het te overwegen om aparte onderhoudsniveaus vast te leggen binnen een gebouw.

Aan een directiekamer zullen hogere eisen worden gesteld aan de uitstraling dan aan een bezemkast. Door voor de verschillende functieaspecten de acceptabele niveaus vast te leggen per specifieke lokaties wordt het mogelijk om op onderhoud te sturen. De keuze van het acceptabele niveau heeft sterke invloed op de onderhoudskosten. Het is dan ook belangrijk om goed inzicht te hebben in de besparingen of extra kosten die een ander acceptatieniveau met zich meebrengt tijdens de levensduur van een machine of gebouw.

Het is verder belangrijk verbanden vast te leggen tussen bepaalde onderhoudscondities en de gevolgen voor de functieaspecten. Zo is vast te leggen dat grafitti wel grote gevolgen voor de uitstraling van een gevel heeft maar geen gevolgen voor de gezondheid van de gebruikers van het gebouw. Verder zal een niet-werkend slot grote gevolgen hebben voor de bruikbaarheid maar weer geen gevolgen hebben voor de duurzaamheid of de uitstraling van de deur.